登録支援機関とは?委託できる業務内容、業者の選び方を解説

特定技能 2023.09.22

登録支援機関とは?委託できる業務内容、業者の選び方を解説

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日本の労働人口は、年々減少の傾向にあるとされています。総務省の厚生労働白書によると、労働力となる15〜64歳の人口は年々減少しており、2019年でピーク時の8割程にまでなっているようです。

人材が不足しがちな現代において、優秀な労働力の確保は企業の悩みの種となるかもしれません。そこで着目されているのが外国人の雇用です。外国人を雇うことで、優秀な労働力の確保に加えて異文化との交流による職場内の活性化、海外進出の即戦力など、さまざまなメリットがあります。

しかし外国人を雇う際、日本人を雇用する場合と採用の流れや手続きが全く異なるのがネックです。そこで国からも認可を受けている「登録支援機関」に外国人労働者の受け入れ支援を委託することで、負担を抑えながら一定の専門性・技能をもった即戦力となる外国人材の採用ができるようになります。

本記事では、登録支援機関について、役割や委託業者の選び方を詳しく解説します。

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即戦力となる外国人材を採用できる「特定技能制度」

外国人が日本に在留するには、その目的を入国在留管理局署に申請する必要があります。そこで認められて初めて日本での在留が可能になるのです。その目的はさまざまで、たとえば労働や研究、教育といった就労、文化活動や短期滞在、家族滞在といった非就労などに分類できます。

労働人口の減少に悩まされる日本の企業は、優秀な能力を持つ外国人を雇うことで、問題の解消が見込めるかもしれません。就労資格の1つに「特定技能」と呼ばれるものがあります。これは特定の分野において知識や経験、また熟練した技能を必要とする職業で働くために認定される在留資格です。特定技能は1号と2号に分類できます。

1号とは、特定の分野において、その分野の知識あるいは経験を要する技能を持った外国人が働くための在留資格です。在留期間は1年、半年あるいは4カ月おきに更新が必要で、通算して5年まで在留取得が可能です。技能については、試験などの実施によって確認します。また日本で働くために欠かせない日本語の能力についても同様です。家族の帯同は認められていません。

2号とは、特定の分野において、熟練した技能を要する技能を持った外国人が働くための在留資格です。在留期間は3年で、1年あるいは半年おきに更新が必要です。技能については試験で確認しますが、日本語の能力については確認しません。条件次第では家族の帯同が可能です。

特定技能によって外国人を雇うには、さまざまな手続きや外国人に対するサポートが必要です。雇用する外国人の言語や文化についても理解していなければいけません。慣れない人にとっては高いハードルに感じられるでしょう。

受入れ機関が特定技能制度の利用を手段として、登録支援機関の利用があります。登録支援機関とは、外国人を雇うに当たって必要な手続きや、外国人に対するサポートの手伝いを委託できる機関のことを指します。

先述したもののうち、特定技能1号については登録支援機関による支援の申請が可能です。

特定技能1号で受け入れが可能な分野

登録支援機関を介して受け入れができる分野について見ていきましょう。登録支援機関による支援を委託できる特定技能1号で受け入れが可能な分野は、以下の12種です。

  • 介護
  • ビルクリーニング
  • 素形材・産業機械・電気電子情報関連製造業
  • 建設
  • 造船・舶用工業
  • 自動車整備
  • 航空
  • 宿泊
  • 農業
  • 漁業
  • 飲食料品製造業
  • 外食業

外国人を受け入れるにあたって確認しておきたい基準

どのような受入れ機関でも特定技能外国人を雇えるわけではありません。まずは、外国人との間で結ぶ雇用契約が適切であることが求められます。

例えば特定技能外国人を雇う場合、その給料は日本人と同じかそれ以上が条件です。また、5年以内の出入国や労働法令違反がないことも必要です。加えて雇用する外国人が十分に理解できる言語による支援など、受け入れるに当たって体制も整えておかなければいけません。そして特定技能外国人を支援するための計画も、適切であることが求められます。

受入れ機関が外国人を受け入れるための基準

①外国人と結ぶ雇用契約が適切
(例:報酬額が日本人と同等以上)

②機関自体が適切
(例:5年以内に出入国・労働法令違反がない)

③外国人を支援する体制あり
(例:外国人が理解できる言語で支援できる)

④外国人を支援する計画が適切
(例:生活オリエンテーション等を含む)

※引用:登録支援機関について|外務省

受入れ機関が守るべき義務

受入れ機関は特定技能外国人を雇うに当たって、必ず守らなければならない義務があります。

まず締結した雇用契約は、その内容に基づいて確実に履行します。報酬額を減らすなどの契約違反は絶対にあってはいけません。加えて外国人に対する支援は、適切に行う必要があります。また出入国在留管理庁への複数の届出についても正確に行います。

特定技能外国人に対する支援について、登録支援機関への委託することも可能です。支援のすべてを委託するのであれば、それだけで受入れ基準のひとつである「受け入れるに当たっての体制作り」をクリアできます。

受入れ機関の義務

①外国人と結んだ雇用契約を確実に履行
(例:報酬を適切に支払う)

②外国人への支援を適切に実施

→支援については、登録支援機関に委託も可。
全部委託すれば③も満たす。

③出入国在留管理庁への各種届出

(注) ①〜③を怠ると外国人を受け入れられなくなるほか、出入国在留管理庁から指導、改善命令等を受けることがある。

※引用:登録支援機関について|外務省

受入れ機関が実施しなければならない外国人材へのサポート

先述のとおり、登録支援機関とは特定技能外国人を雇うに当たって、必要となる基準や義務をサポートする役割を持っています。ここでは登録支援機関に委託できる内容について説明していきます。

委託できる主な内容に、特定技能外国人への支援があります。受入れ機関は特定技能外国人を雇用するために行政機関が決めた支援を特定技能外国人へ行わなければなりません。

支援内容は10項目に大別され、それぞれは更に義務的支援と任意的支援と呼ばれるという支援内容に分類されます。義務的支援は必ず行わなければならない支援で、任意的支援は必須ではないが奨励される支援です。

特定技能外国人への支援は多岐にわたります。そのため受入れ機関にとってハードルが高くなってしまう要因の一つでもあります。

そのため特定技能外国人への支援は、登録支援機関へ委託することが可能です。

義務的支援

特定技能外国人への支援のなかで、受入れ機関が必ず行わなければならない支援が義務的支援です。義務的支援は大きく10項目に大別できます。

1.事前に実施されるべきガイダンス

特定技能外国人は、日本で働くに当たって在留資格を申請する必要があります。その前の段階で実施されるべきなのがガイダンスです。このガイダンスでは、雇用契約や活動内容、入国の方法、日本国内での生活について詳しく話します。

雇用契約締結後、在留資格認定証明書交付申請前又は在留資格変更許可申請前に、労働条件・活動内容・入国手続・保証金徴収の有無等について、対面・テレビ電話等で説明

※引用:特定技能ガイドブック|法務省

なお、このガイダンスは特定技能外国人がしっかりと内容を理解できる言語を用いて行われなければいけません。実施したら本人から署名をもらい、在留資格を申請する際に添付する必要があります。

2.出入国の際に必要となるサポート

特定技能外国人を雇うに当たって、入国および出国については受入れ機関が適切な形でサポートを行うことが必須です。

入国時に空港等と事業所又は住居への送迎、帰国時に空港の保安検査場までの送迎・同行

※引用:特定技能ガイドブック|法務省

3.日本で生活するために必要となる契約の手助け

日本で働くということは住居が必要です。例えば賃貸物件を借りるにしても、日本人よりも外国人のほうが一般的にハードルが高いとされています。問題なく生活が送れるように、必要な手助けを行いましょう。

連帯保証人になる・社宅を提供する等、銀行口座等の開設・携帯電話やライフラインの契約等を案内・各手続の補助

※引用:特定技能ガイドブック|法務省

また次のような契約の際も、特定技能外国人に同行するなど各手続の補助が義務付けられています。

  • 銀行その他の金融機関における預金口座又は貯金口座の開設
  • 携帯電話の利用に関する契約
  • 電気・ガス・水道ほかライフラインに必要な契約

4.日本における生活全般についてのオリエンテーション実施

国が違えば生活についての考え方も異なります。特定技能外国人が問題なく日本で生活を送れるように、生活全般についてオリエンテーションを実施します。オリエンテーションは、8時間以上かけて実施することが標準的な目安とされています。

円滑に社会生活を営めるよう日本のルールやマナー、公共機関の利用方法や連絡先、災害時の対応等の説明

※引用:特定技能ガイドブック|法務省

5.日本における公的手続きについての手助け

税金や社会保障、公共機関などにおける手続きについてもサポートが必要です。慣れない国で慣れない言語を用いて手続きを行うのは、かなり高いハードルとなるでしょう。特定技能外国人が不自由なく、日本人と同じように働いて生活ができるように必要な手助けを行います。

必要に応じ住居地・社会保障・税などの手続の同行、書類作成の補助

※引用:特定技能ガイドブック|法務省

6.言語の学習について機会を用意するサポート

特定技能1号の外国人が日本で働くには、在留資格を取得するに当たって、十分に日本語を扱えるか試験が必要です。外国人によっては在留資格を取得したあとも、語学力を鍛えるために日本語の学習を希望されることもあるでしょう。

日本語の学習について、機会を用意したり学べるように手助けしたりするのも、必要な支援の1つです。

日本語教室等の入学案内、日本語学習教材の情報提供等

※引用:特定技能ガイドブック|法務省

7.暮らしのなかにおける苦情や相談についてのサポート

生活のなかで、苦情や相談したいことも発生します。悩みがあるのに、外国人だからと言ってそれを打ち明けられず抱え込んでしまうようなことはあってはいけません。特定技能外国人にとってサポートが必要であれば、適切な助言や指導を速やかに行うことが必要です。

職場や生活上の相談・苦情等について、外国人が十分に理解することができる言語での対応、内容に応じた必要な助言、指導等

※引用:特定技能ガイドブック|法務省

8.国内における文化交流のサポート

働くためとはいえ、日本に訪れた外国人のために、文化に馴染めるように交流の機会に参加できるよう手助けすることも必要な支援です。

自治会等の地域住民との交流の場、地域のお祭りなどの行事の案内や参加の補助等

※引用:特定技能ガイドブック|法務省

9.国内における転職についての手助け

状況によっては、転職をせざるを得なくなるときもあります。受入れ機関の事情によって雇用契約を解除せざるを得なくなった際には、有給休暇を付与して離職や転職のための手続きについて支援が必須です。

受入れ側の都合により雇用契約を解除する場合の転職先を探す手伝いや、推薦状の作成等に加え、求職活動を行うための有給休暇の付与や必要な行政手続の情報の提供

※引用:特定技能ガイドブック|法務省

10.定期的に実施すべき面談や行政機関に対する通報について

特定技能外国人を雇う場合、3カ月に1回以上の頻度で雇用した外国人と監督者それぞれに対して、支援の責任者・担当者が面談を行う必要があります。このとき、特定技能外国人については以前実施したオリエンテーションについて再度行うことが必要です。

面談の内容については、書類にまとめて支援の実施状況として出入国管理局に提出します。もし、通報すべき事態が発生したのであれば、必要な対応を行います。

支援責任者等が外国人及びその上司等と定期的(3か月に1回以上)に面談し、労働基準法違反等があれば通報

※引用:特定技能ガイドブック|法務省

任意的支援

続いて任意的支援について見ていきましょう。義務的支援とは異なり、必須ではないものの、受入れ機関が行えたほうが好ましい支援が任意的支援です。任意的支援は上述した義務的支援10項目それぞれに付随してあります。

任意的支援は支援計画に記載する必要はありません。ですが、義務的支援を実施するためには、任意的支援が必要になる可能性があります。また、登録支援機関としての信頼やサービスの質を高めるためにも、任意的支援は求められます。

【任意】1.事前に実施されるべきガイダンス

ガイダンスで案内する内容として奨励されている例として挙げられるのが日本の気候です。日本は春夏秋冬の4つの季節があるのが特徴ですが、年間を通して湿度が高く、また台風も頻繁に発生します。雇用する地域によってそれぞれの季節に適した服装についての話をすることが奨励されます。

また生活の中でどういった費用が必要になるかも重要な話です。受入れ機関は特定技能外国人からの相談にも、柔軟に対応できるように用意しておくことが求められます。

【任意】2.出入国の際に必要となるサポート

もし特定技能1号を取得する段階で日本国内にいる状態なのであれば、出入国のための送迎をする必要はありません。

しかし交通や連絡手段等のサポートが全く必要ないかどうかは特定技能外国人それぞれによって異なります。働くに当たって必要な交通手段や緊急時の連絡方法について詳しく話しておきましょう。

【任意】3.日本で生活するために必要となる契約の手助け

任意的支援として、特定技能外国人の特定技能雇用契約が解除もしくは終了した際、次の受け入れ機関が決定するまでの間の住居契約のサポートが挙げられます。

また、銀行口座開設、携帯電話、水道ほかのライフラインといった、義務的支援に含まれない契約についても任意的支援として実施することが望まれます。

【任意】4.日本における生活全般についてのオリエンテーション実施についての任意的支援はない

日本における生活全般についてのオリエンテーション実施は、公式には任意的支援が設けられていません。

ですが、日本での生活全般についての悩みや相談に乗れるように面談などを行い、特定技能外国人をサポートしましょう。

【任意】5.日本における公的手続きについての手助け

公的手続きについては、必要な手続きを怠ってしまうと深刻な問題に発展しかねないため、より徹底したサポートが望ましいです。なかでも国民健康保険および国民年金は、役所や年金事務所といったそれぞれの窓口に本人が直接行く必要があるので、一緒に行って補助をしてあげたほうがよいでしょう。

【任意】6.言語の学習について機会を用意するサポート

入学案内や教材の情報提供は義務的支援ですが、より踏み込んだ支援をしたほうが望ましいでしょう。例えば受入れ機関の職員が積極的に語学の指導をしたり、講習について企画・運営を行ったり、学習に必要な費用を補助してあげたりします。

また、能力や資格の取得に応じて、優遇措置を用意してもよいでしょう。

【任意】7.暮らしのなかにおける苦情や相談についてのサポート

特定技能外国人に悩み事があった際に自ら相談できればよいですが、慣れない土地でスムーズに打ち明けるのは難しいかもしれません。そのため、苦情や相談に応じた窓口を一覧にして事前に特定技能外国人へ共有しておくとよいでしょう。

また、特定技能外国人からの苦情や相談にスムーズに対応するために、専用の電話番号やアドレスを用意しておくことが望まれます。

さらには、特定技能外国人が勤務もしくは通勤が原因で事故や病気になった際には、本人もしくはその家族に、労災保険制度を周知することが望まれています。その際、必要な手続きの補助も行いましょう。

【任意】8.日本人との交流促進に係る支援

特定技能外国人が率先して文化交流が行えるように、業務に支障がでないように考慮しつつ、有給休暇の付与や勤務時間の考慮が望まれています。

また、特定技能外国人が地域から孤立しないために、受入れ機関が率先して日本人との交流の場を設けるようにしましょう。例えば、七夕や夏祭りといった日本文化が感じられる年間行事ごとに交流の場を設けるのがおすすめです。

【任意】9.国内における転職についての手助けの任意的支援はない

日本における生活全般についてのオリエンテーション同様、特定技能外国人が国内において転職する際の手助けは、任意的支援として設けられていません。

【任意】10.定期的に実施すべき面談や行政機関に対する通報について

何か問題が発生した際に、面談を行うのを待つのではなく、特定技能外国人が自ら通報できるように窓口を用意したり情報を提供したりするとよいです。苦情や相談についてと同様に、受入れ機関が独自で窓口を設置しておくと特定技能外国人からの相談にスムーズに乗れます。

このように特定技能外国人を受け入れる機関には、必ず実施しなければならない義務的支援と実施が望ましい任意的支援があります。これらの支援は、登録支援機関に委託することが可能です。

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登録支援機関を利用するメリットとデメリット

登録支援機関を利用しなくても、条件さえ揃っていて、必要な手続きを行えるのであれば、特定技能外国人を受け入れることはできます。登録支援機関を利用するメリットおよびデメリットについて見ていきましょう。

【メリット】登録支援機関を利用すれば特定技能外国人を雇うハードルが低くなる

特定技能外国人を雇うには、外国人の雇用実績が必要です。
また、雇うにあたって人事部門の人的・時間的コストを要します。加えて、関係法令について勉強していなくてはいけません。特定技能外国人の労働や日本での生活について、特定技能外国人の母国語で説明できるうえに、関係法令を把握していなければ深刻な問題に発展する恐れがあります。

登録支援機関を利用すれば、こういったハードルは容易に乗り越えられます。特定技能を雇うに当たってさまざまなサポートをしてもらえるうえに、入国管理局に対する手続きの委託も可能です。

【デメリット】登録支援機関の利用には費用がかかる

登録支援機関を利用すれば、特定の分野について優れた技能を持つ人材を雇えますが、一方でどうしても費用がかかってしまうデメリットがあります。

また、登録支援機関の選び方もネックです。先述のように、登録支援機関は受入れ機関が行うべき義務的支援や任意的支援を代わって行ってくれます。義務的支援については当然必須なことではありますが、任意的支援については必ずしも行うものではありません。

登録支援機関によってサポートの質やその範囲が異なる場合があります。本当に信頼できる登録支援機関を選ぶことが大切です。

登録支援機関の選び方

登録支援機関を利用する際、相応の費用が発生します。また登録支援機関によって支援の細かい部分が異なってきますので、利用する際は信頼できるものを選びましょう。登録支援機関の選び方について、3つのポイントを解説します。

実績のある登録支援機関を選ぶ

特定技能外国人の受入れについて、支援を委託できる登録支援機関はすべて出入国在留管理庁のホームページで確認できます。

2022年10月3日の段階で、登録支援機関は7,552件登録されています。しかし、このうちの8割近くは登録支援機関として登録をしているのみで、業務の実績はないと言われています。

登録支援機関のリストを見るだけで確認をせず、それぞれにどういった実績があるのか、また対応している言語についてよく確認しましょう。

対応できる支援内容や地域を調べる

登録支援機関の一部は、支援業務を行っていない場合があります。そのため、依頼を検討している登録支援機関が支援業務を行っているかを確認しましょう。

また、登録支援機関が対応している言語についても把握が必要です。どの言語に対応できるかは登録支援機関によって異なります。そのため、受け入れる特定技能外国人の母国語でサポートしてくれるかを確認しておきましょう。

登録支援機関が対応している地域も支援機関を選ぶ際のポイントです。自社の近くの登録支援機関であれば、緊急事態であっても迅速な対応が期待できます。

外国人スタッフが常駐しているかを確認する

登録支援機関で働いている支援責任者や支援担当者についても確認しましょう。雇用する外国人の出身国の言語や文化を考慮して日本の生活の支援を行うのであれば、同じ外国人のほうがスムーズに行える場合が多いです。そのため登録支援機関の支援責任者や支援担当者のスタッフは外国人である場合があります。

スムーズにやり取りを行うことを考えれば、特定技能外国人にとって話がしやすい外国人の支援責任者や支援担当者のほうが望ましいかもしれませんが、誰でもよいとは限りません。登録支援機関のなかには、支援責任者や支援担当者としてアルバイトのスタッフを採用している場合があります。入国管理局が設けているルール上問題はありませんが、利用する側としては不安に感じられるかもしれません。

生活のなかでは何が起こるかわからないため、急な事態などが起きてもいつでも相談できる体制が整っている登録支援機関のほうが、頼もしいでしょう。その登録支援機関ではどういったスタッフが支援責任者あるいは支援担当者なのか確認することをおすすめします。

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登録支援機関の利用方法

委託したい登録支援機関が決まったら、早速利用に向けて相談してみましょう。

利用の流れ

登録支援機関は国から認められることで、その役割を行えるようになります。行わなければならない義務的支援も明確に定められていますが、利用する際の流れについては細かいルールは存在しません。

利用する際の流れは登録支援機関によって異なりますので、利用する際はまずその登録支援機関に問い合わせてみましょう。なお登録支援機関が担えるのは、特定技能1号の外国人の雇用における支援計画の策定、および実施のみに限定されます。

登録支援機関のなかには、海外に拠点を持っているケースがあります。そのような登録支援機関の場合、海外の拠点で人材の募集および育成を行い、日本国内にて書類申請や入国、生活のサポートを実施、そして企業と雇用契約の締結に至ります。こういった登録支援機関であれば、人材の紹介からしてもらえるでしょう。

試験の合格あるいは技能実習2号を修了

特定技能外国人は基本的に全員、試験に合格あるいは技能実習2号を修了している必要があります。特定技能外国人が日本国内にいる場合、または帰国している場合であっても条件は同じです。

受入れ機関は雇用する外国人が、雇用できる条件であることを確認します。なお、人材紹介業も行っている登録支援機関であれば、雇用可能な特定技能外国人を紹介してくれます。

雇用契約の締結

続いて雇用する特定技能外国人と雇用契約を締結します。この段階で、義務的支援である事前ガイダンスや健康診断の実施が必要です。

登録支援機関を利用する際は、ここで委託します。必要となる支援計画を立てて実施してもらいます。もし、全てではなく一部の委託なのであれば、支援体制の基準を受入れ機関が満たしていなければいけません。

在留資格の申請

続いて必要となるのが在留資格の申請です。すでに日本国内に在留していたのであれば在留資格変更許可申請、帰国していたのであれば在留資格認定証明書交付申請を地方出入国在留管理局へ行います。

在留資格変更許可申請、在留資格認定証明書交付申請ともに登録支援機関に委託可能です。

就労開始

もともと日本国内に在留していたのであれば、在留資格が変更され次第、必要な支援を行いながら就労開始となります。帰国していた場合は、ビザの申請が必要で、認められ次第入国、そして就労開始といった流れです。

入国から就労開始後まで、登録支援機関は生活オリエンテーションの実施、相談や苦情の対応などの義務的支援、任意的支援を行ってくれます。

必要な書類

特定技能1号の外国人を雇うに当たって、必要な書類について確認しましょう。必要な書類は大きく3つに分類できます。それぞれについて、細かく見ていきましょう。

申請者についての書類

まずは被雇用者(特定技能外国人本人)のための書類です。非常に数が多いため、書類の漏れがないように注意しましょう。

  • 特定技能外国人の在留諸申請に係る提出書類一覧表
  • 在留資格認定証明書交付申請書
  • 特定技能外国人の報酬に関する説明書
  • 特定技能雇用契約書の写し
  • 雇用条件書の写し
  • 雇用の経緯に係る説明書
  • 徴収費用の説明書
  • 健康診断個人票
  • 1号特定技能外国人支援計画書
  • 登録支援機関との支援委託契約に関する説明書
  • 二国間取決において定められた遵守すべき手続に係る書類

※引用元:法務省出入国在留管理庁|申請に必要な書類

所属機関についての書類

続いて特定技能外国人が所属することになる受入れ機関についての書類です。

  • 特定技能外国人の在留書申請に係る提出書類一覧表
  • 特定技能所属機関概要書
  • 登録事項証明書
  • 業務執行に関与する役員の住民票の写し
  • 特定技能所属機関の役員に関する誓約書
  • 労働保険料等納付証明書(未納なしの証明)
  • 社会保険料納入状況回答票または健康保険・厚生年金保険料領収書の写し
  • 税務署発行の納税証明書
  • 法人住民税の市町村発行の納税証明書(直近1年分)

※引用元:法務省出入国在留管理庁|申請に必要な書類

業種ごとに必要な書類

業種によっては、上記以外にも提出しなければいけない書類などもあります。詳しくは法務省出入国在留管理庁のホームページを確認してください。

その他には既に在留していてビザを変更する際と、帰国していて新しくビザを取得する際で、必要な書類が異なるものも存在します。受入れ機関が登録支援機関を利用する場合において発生する書類もあります。

登録支援機関を介して優れた人材の雇用を実現

日本の労働人口は年々減少の傾向にあり、これからも減っていく可能性があります。人材不足は、企業にとって大きな問題となるでしょう。労働力の確保は、第一に解消したい問題です。

特定技能外国人の雇用は、日本の企業が抱える人材不足の問題を解消してくれる可能性があります。しかし雇うに当たって日本人を雇用するのとは違ったハードルが存在するのも事実です。

確かな実績のある登録支援機関であれば、特定技能外国人を雇うに当たって最低限以上のサポートが受けられます。登録支援機関を選ぶ際は、実施されている支援の内容について詳しく確認しましょう。日本国内には多くの登録支援機関がありますが、実際に支援業務を行っているところは限られます。支援の内容と費用をよく確認して、ぜひ登録支援機関を利用してみてください。

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